الملخص

تقدم المقالة مدخلاً تعريفياً إلى مفهوم الأرشيف والأرشفة الإلكترونية في ظل التحولات التقنية التي مست المؤسسات والإدارات وأساليب حفظ الوثائق وتداولها. تبدأ المقالة بتحديد دلالة الأرشيف بوصفه مجموعة الوثائق الناتجة عن الأنشطة الإدارية والفنية، ثم تميز بين الأرشيف الجاري والأرشفة بوصفها عملية حفظ وتنظيم وتخزين للبيانات والمعلومات على وسيط إلكتروني بما يضمن الرجوع إليها عند الحاجة. وتعرض المقالة طبيعة المواد الأرشيفية، وأهمية الأرشيف للمؤسسات في حفظ الذاكرة الإدارية والتاريخية وتيسير الوصول إلى المعلومات. كما تبرز أهمية الأرشفة الإلكترونية في مواجهة تضخم الوثائق وتزايد الحاجة إلى سرعة الاسترجاع، وتناقش دور موظف الأرشيف في البيئة الرقمية من حيث اكتساب المهارات التقنية، وتنظيم الوثائق، وضبطها ببليوجرافياً وموضوعياً، واستخدام الإنترنت لتبادل المعلومات. وتستعرض المادة مزايا الأرشيف الإلكتروني، مثل تقليل الحيز المكاني، وسهولة الوصول، وربط فروع المؤسسة، وخفض التكرار، وتحسين الأداء الإداري، مع الإشارة إلى تحديات السرية، والتكلفة، والتحديث، والأعطال التقنية. وتخلص المقالة إلى ضرورة وضع سياسات واضحة للحفظ الإلكتروني طويل المدى توازن بين الرقمنة، والميكروفيلم، ومتطلبات حماية الوثائق.